Bei der Rechnungserstellung kann es schon mal vor kommen, dass sich etwaige Fehler eingeschlichen haben, der Rechnungsbetrag falsch berechnet wurde oder die Rechnung nachträglicher Änderungen bedarf. Der Kunde hat dann das Recht die falsch ausgestellte Rechnung zu reklamieren.
Doch ab wann ist ein Fehler korrekturbedürftig? Und wie korrigiert man als Rechnungssteller richtig?
Wichtig ist, dass bei der Rechnungsstellung die Form und der Aufbau stimmig sind und alle Pflichtangaben einer Rechnung darauf versehen wurden. Hat man in SalesKing alle Grundeinstellungen vorgenommen, werden diese Angaben für jedes Dokument übernommen.
Rechtschreib- oder Tippfehler bedürfen keiner nachträglichen Korrektur. Solange die Pflichtangaben auf einer Rechnung eindeutig zu identifizieren sind, verliert der Leistungsempfänger nicht den Anspruch und die Berechtigung zum Vorsteuerabzug nach § 14 UStG.
Handelt es sich aber um einen gravierenden Fehler, wie beispielsweise bei falscher Angabe des Steuersatzes oder einem Rechenfehler, kann der Kunde diese fehlerhafte Rechnung reklamieren. Als Rechnungsaussteller sind Sie dann zur Rechnungskorrektur verpflichtet.
In diesem Fall müssen Sie ein Berichtigungsdokument nachreichen. Aus diesem muss klar hervor gehen, zu welcher Ursprungsrechnung diese Korrektur zuzuordnen ist. Verweisen Sie auf das Datum und die Rechnungsnummer und korrigieren Sie darin die unzutreffenden oder fehlenden Angaben. Der Vorsteuerabzug ist dann erst zum Zeitpunkt des Zugangs der berichtigten Rechnung beim Leistungsempfänger möglich.
Ebenso kann es dazu kommen, dass der Rechnungsbetrag im Nachhinein geändert werden muss. Dieses kommt vor, wenn Sie Ihrem Kunden beispielweise einen nachträglichen Rabatt gewähren oder Sie die Leistung falsch berechnet haben. Wenn der Betrag noch nicht in der Buchhaltung erfasst wurde, können Sie den Rechnungsbetrag unter der gleichen Rechnungsnummer korrigieren und die Rechnung erneut ausstellen. Auch wenn die Rechnung kein Entwurf mehr ist, können Sie diese in SalesKing nachträglich bearbeiten. Eine Rechnungsnummer wird dann nicht wieder neu vergeben.
Korrigieren Sie bereits ausgestellte Rechnungen
Rechnung stornieren
Wurde der Betrag bereits verbucht, ist es nur noch möglich die Rechnung zu stornieren oder eine Gutschrift zu erstellen. Die dann neu erstellte „Storno“-Rechnung muss dann eine eigene Rechnungsnummer zugeteilt bekommen und explizit auf die stornierte Rechnung verweisen (Rechnungsnummer / Datum). Somit ist eine lückenlose Dokumentation gegeben. Wenn Ihr Kunde schon eine Zahlung auf die zu stornierende Rechnung getätigt hat, verbuchen Sie diese und erstellen dann Ihrem Kunden eine Gutschrift. Es empfiehlt sich auch hier den Grund der Gutschrift zwecks Dokumentation mit in dem Dokument aufzunehmen. Nun hängt es von der Absprache mit Ihrem Kunden ab, ob Sie den bereits gezahlten Betrag „zurücküberweisen“ oder diesen bei Ihrer nächsten Rechnung an eben diesen Kunden in Abzug bringen. Um die bereits verbuchte Rechnung zu stornieren, können Sie innerhalb Ihrer SalesKing Umgebung diese Rechnung mit einem Klick in der Detailansicht der Rechnung stornieren. Es wird automatisch eine Storno-Rechnung erstellt und im Titel erscheint der Stornovermerk mit der dazugehörigen Rechnungsnummer. Der Betrag wird automatisch negativ und Sie können die Rechnung nun wieder als offen speichern.
Um nun beide Rechnungen (falsche Rechnung / Storno-Rechnung) aus den offenen Posten Ihrer Rechnungsliste zu bekommen, verbuchen Sie einfach einen 0,00 € Betrag zu dieser Rechnung und vergeben hierbei als Referenz-Text eine für Sie eindeutige Bezeichnung. Es bietet sich hier beispielsweise an, den Bezug zu der Stornorechnung respektive falsche Rechnung herzustellen, um auch die „Null-Buchung“ zu dokumentieren.